Das Rathaus ist der Dreh- und Angelpunkt der Stadtverwaltung und die Schnittstelle zwischen der Stadt und ihren Bürgern. An diesem wichtigen Knotenpunkt kann die Digitalisierung vieles bewirken. Das digitale Rathaus kann durch moderne Technologien das Leben der Bürger erleichtern, die Arbeit der Verwaltung effizienter gestalten und die Standortqualität für Unternehmen steigern.
Wir haben die Anwendungsmöglichkeiten für Sie zusammengestellt.
Interaktion zwischen dem Rathaus und den Bürgern / Unternehmen
Als Bürger einer Stadt oder ansässiges Unternehmen gibt es eine Reihe Interaktionen mit dem Rathaus. Im vor-digitalen Zeitalter musste man für die meisten Vorgänge persönlich erscheinen, was oft mit langen Wartezeiten und der Mehrfacheingabe von Informationen verbunden war – erst auf Papier, dann mussten die armen Mitarbeiter im Rathaus die Sauklaue abtippen. Viele Städte haben bereits begonnen, Behördengänge ins Internet zu verlagern. Der Bürger oder das Unternehmen gibt auf der Rathaus-Website seine Informationen selbst ein, z.B. bei Formularen für Zu- und Umzüge, Anträgen für Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen, Führungszeugnissen, Bauanträgen und vielem mehr. Idealerweise kann online der aktuelle Bearbeitungsstand einer Anfrage verfolgt werden, z.B. für beantragte Reisepässe. Wenn jedoch aus bestimmten Gründen persönliches Erscheinen notwendig ist, kann die Online-Terminvereinbarung helfen. So kann der Bürger den Amtsbesuch gut in seine Tagesplanung einbinden und vermeidet lange Wartezeiten. Außerdem kann der Antragsteller sich bereits vor seinem Termin online über die notwendigen Formulare erkundigen und diese bereits zu Hause ausdrucken und ausfüllen. Das verkürzt den Termin im Rathaus und ermöglicht dem Sachbearbeiter, mehr Personen bei ihren Anliegen zu betreuen.
Schön ist auch das Online-Fundbüro auf der Rathaus-Website, weil es den Bewohnern die Suche nach verlorenen Gegenständen erleichtert. Durch wenige Klicks können diese eine Liste eingereichter Fundsachen mit Bildern einsehen. Und sollte man sich mal nicht sicher sein, wo man das Handy verloren hat, lässt sich die Suche auch auf Fundsachen der Nachbargemeinden erweitern.
Die jüngeren Bürger erwarten die mobile Verfügbarkeit von allem. Städte, die über ein gutes Content Management System (CMS), und im Zuge von eAkte und eGovernment Gesetz ein Dokumenten-Management-System (DMS), verfügen, können Inhalte leicht in verschiedenen Formaten zur Verfügung zu stellen, ohne jedes Mal große Änderungen vornehmen zu müssen. So können die gleichen Services, die auf der Website abgebildet sind, auf einer mobilen App zur Verfügung gestellt werden. Eine App ist auch eine gute Lösung für einen Mängelmelder, über den Bürger Schlaglöcher oder Müllberge mit Foto und aktueller Position melden können.
Der digitale Bürger in der digitalen Stadt hat jedoch auch andere Erwartungen an Prozesse und Reaktionszeiten. Eine schöne Lösung zum Bürger hin, bei der hinten alle Prozesse bleiben wie sie sind, macht die Stadtverwaltung noch lange nicht effizient, und kann für Frustration beim Bürger sorgen. Wenn der Bürger auf seine gemeldeten Mängel kein Feedback bekommt, wird er schnell wieder aufhören, den Service zu nutzen.
Das Rathaus als digitaler Arbeitsplatz
Das Land NRW ist Vorreiter zu den Themen eGovernment, eAkte und digitale Verwaltung. Unternehmen dürfen hier Belege vollständig elektronisch aufbewahren, sofern sie den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung folgen. Öffentliche Stellen müssen sogar bis 2020 auf vollständig elektronische Dokumenten-Aufbewahrung umstellen. Mindestanforderung ist ein DMS, Dokumenten-Management-System. Die Einführung eines DMS ist ein guter Anlass, die gesamten Prozesse im Rathaus unter die Lupe zu nehmen und zu digitalisieren. Was passiert mit den Informationen, die über die Website oder App reinkommen? Früher wurden sie wahrscheinlich ausgedruckt und irgendwo anders eingetippt. Heute sollten sie im DMS gespeichert und von dort über Schnittstellen in die weiterverarbeitenden Systeme übertragen werden. Jeder Prozess muss einen Status haben, der wiederum dem Bürger zur Verfügung gestellt wird, z.B. auf Abruf in der App:
„Danke für die Meldung der illegalen Müllablage in der Hauptstraße. Der Müll wird morgen abgeholt.“
Was bedeutet das für die Mitarbeiter? Sie müssen weniger abtippen, weniger Anrufe zu Status-Abfragen entgegennehmen („ist mein Pass schon da?“) und können mehr Zeit darauf verwenden, die Anliegen der Bürger inhaltlich zu bearbeiten. Ein digitaler Arbeitsplatz kann noch viel mehr bedeuten. Mit entsprechendem Berechtigungsmanagement können Mitarbeiter verstärkt und einfacher von zu Hause arbeiten, oder zu unterschiedlichen Zeiten, weil sie immer auf die notwendigen Dokumente zugreifen können. Die Flexibilität kommt Müttern und Vätern, oder Mitarbeitern die Angehörige pflegen, entgegen. Auch die Kommunikationsmethoden ändern sich und werden schneller und flexibler. Chat ist inzwischen sehr beliebt, weil er schnell, kurz und informell ist, aber nicht unbedingt unterbricht wie ein Telefonanruf. Oft erwarten jüngere Mitarbeiter moderne Kommunikations- und Arbeitsmöglichkeiten. Digitalisierte Prozesse bedeuten aber auch Veränderung. Der Bürger hat verstärkte Kontrollmöglichkeiten und höhere Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit. Die Veränderung, der Kulturwandel, muss ganz bewusst und mit viel Fingerspitzengefühl begleitet werden. Jüngere und ältere Mitarbeiter müssen gleichermaßen eingebunden werden. Nur wenn alle die neuen Prozesse und Systeme akzeptieren und nutzen, werden die Vorteile für Stadt und Bürger voll spürbar.
Auf die Stadtpolitik kann die Digitalisierung ebenfalls einen positiven Einfluss haben. Wenn man alle Stadträte mit Laptops ausstattet und miteinander vernetzt, können diese in ständigem Austausch miteinander stehen. Nun muss für Entscheidungen, die nach einem schnellen Beschluss verlangen, nicht mehr bis zur nächsten Versammlung gewartet werden. Die Stadträte können sich schnell online, beispielsweise in einer Skype-Konferenzschaltung, beraten und eine Entscheidung treffen. Das beschleunigt die Vorgänge in der Stadt und hat einen positiven Einfluss auf das Befinden der Bürger und der ansässigen Unternehmen.
Die Vorteile des digitalen Rathauses hier nochmal kurz und kompakt:
- Zeiteinsparung für Verwaltung, Unternehmen und Bürger durch online Verfügbarkeit von Formularen und Vorgängen und Online-Terminvereinbarung
- Jeder Zugriffsberechtigte kann sich jederzeit über den Status seines Vorgangs informieren
- Verbesserte Kommunikation zwischen Stadt und Bürger (Fundbüro, Melden von Mängeln)
- Effizienteres Arbeiten der Stadtverwaltung durch digitalen Arbeitsplatz, z.B. Einmaleingabe von Daten
- Kosteneinsparungen und neue Investitionsmöglichkeiten
- Effizientere und Vernetzte Stadtpolitik
- Verbesserung der Standortqualität für Unternehmen
Sehen Sie das eGovernment Gesetz als Chance, Ihr Rathaus zu digitalisieren und als Stadt attraktiver und effizienter zu werden.
