Oh je – schon wieder ein Artikel über Corona! Mittlerweile führt nicht nur der Staat Sicherheitsmaßnahmen ein, sondern auch die Unternehmen.
Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob es notwendig ist sich einen Riesenvorrat an Toilettenpapier anzukaufen. Sicher bin ich mir jedoch, dass es hilft, einen kühlen Kopf zu bewahren – und lieber einen Scherz zu viel zu machen als in Panik zu verfallen. In den Anfangsstadium von Corona hatte man das Gefühl, das Thema sei nicht greifbar und es würde einen selber nie betreffen. Während ich diesen Artikel schreibe, habe ich jedoch auch vom ersten Fall in meinem Bekanntenkreis erfahren.
Was hat Corona mit Digitalisierung zu tun?
Seit vielen Jahren arbeite ich in gemischten Teams – manche vor Ort, manche im Home Office, manche an anderen Standorten, manche mal hier mal da. Ich selbst arbeite da, wo es für mich gerade sinnvoll ist; im Büro, zu Hause, im Zug, im Café. Ermöglicht wird diese Arbeitsweise durch Cloud Technologie und Kommunikations-Software, also das, was wichtige Bestandteile des Digitalen Arbeitsplatzes sind. Für mich ist das alles selbstverständlich. Nervig ist es, wenn die Technologie ein bisschen hakt und klemmt, aber sonst ist es kein Problem.
Als ich noch in Angestellten-Verhältnissen gearbeitet habe, war das nicht für alle meine Chefs selbstverständlich. Viele dachten, Präsenz zu zeigen sei extrem wichtig. Auch bei unseren jetzigen Kunden ist das manchmal noch so. Hohe Vor-Ort-Präsenz wird als wichtig empfunden. Viele unserer Kunden ermöglichen nur in sehr begrenztem Umfang Home Office oder flexibles Arbeiten.
Jetzt, mit der Angst vor dem neuen Corona-Virus, ändert sich das. Chefinnen und Chefs müssen umdenken, um ihre Mitarbeiter und sich zu schützen. Muss häusliche Quarantäne wirklich vollständige Unproduktivität der Mitarbeiter bedeuten? Ist es besser, wenn ein großer Teil der Belegschaft von zu Hause arbeitet, vor allem Mitarbeiter in kritischen Positionen? Der Handlungsdruck ist sehr plötzlich sehr groß geworden. Und unter diesem Druck sind mehr Führungskräfte denn je gewillt, neue Möglichkeiten, Arbeitsweisen und Technologien auszuprobieren.
Was brauche ich für produktives Arbeiten im Home Office?
Viele Tätigkeiten können zu Hause ebenso gut durchgeführt werden wie am Arbeitsplatz. Das gilt vor allem für alle Verwaltungs- und Wissens-Arbeiter, also Menschen, die vornehmlich am Computer oder mit anderen Menschen arbeiten. Home Office ist natürlich nicht geeignet für Menschen, die z.B. direkt in der Produktion an der Linie arbeiten, oder Infrastruktur instand halten.
Um produktiv zu Hause arbeiten zu können, benötigen die Mitarbeiter sowohl Hardware als auch Zugang zu den Unternehmenssystemen und -daten.
In der Regel reicht als Hardware ein Standard-Laptop – denn auf dem kann man auch telefonieren. Noch nicht einmal ein Handy muss angeschafft werden. Laptops kosten einige hundert Euro, nicht viel mehr als der Desktop PC im Büro.
Komplexer kann der Zugriff auf die Fachsysteme und Daten des Unternehmens sein. Das Unternehmen muss in der Lage sein, diese von außen sicher zugänglich zu machen. Moderne Software, z.B. ERP (Enterprise Resource Planning) und DMS (Dokumenten-Management-Systeme) sind oft bereits nicht mehr beim Unternehmen selbst auf dem Server installiert, sondern bei einem externen Anbieter und stehen als SaaS (Software as a Service) in der Cloud zur Verfügung. Hier kann in der Regel sehr schnell über gutes Berechtigungsmanagement ein Zugang von außen zur Verfügung gestellt werden, wenn das bisher noch nicht der Fall war.
Falls Unternehmen mit Office 365 oder der Office Suite von Google arbeiten, steht den Mitarbeitern auch ein Ort zur Verfügung, an dem sie Informationen mit anderen teilen können. Dann fehlt nur noch ein Dienst wie Google Hangouts, Microsoft Teams, Slack oder Ähnliches, um hervorragend miteinander kommunizieren zu können, über Video, Bildschirm teilen, Chat oder einfach nur Telefon.
Wenn Sie in der hier beschriebenen Situation sind, müssen Sie nur prüfen, ob alle notwendigen Berechtigungen vorliegen, Sicherheitsrichtlinien und Prozesse vereinbart und umgesetzt sind, und vielleicht noch Mitarbeiter schulen. Der Eingewöhnungsprozess der Mitarbeiter und der Führungskräfte sollte allerdings begleitet werden.
Wie sieht es bei einer überholten Software aus?
Bei Unternehmen, die ihre Software länger nicht aktualisiert haben, ist das nicht ganz so einfach. Wenn eine ältere Office Version lokal installiert ist, und auch alle anderen vom Unternehmen genutzten Systeme lokal auf einem Server installiert sind, ist die Architektur oft nicht darauf ausgelegt, dass von außerhalb des Gebäudes darauf zugegriffen werden kann. Manchmal steht noch nichtmal eine ausreichende Internet-Anbindung zur Verfügung, um das zu ermöglichen. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, müssen Sie – am besten gemeinsam mit Experten – beurteilen, welche Systeme und Informationen Ihren Home Office Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen. Dann können Sie manuelle Prozesse entwickeln, wie Informations- und Datenaustausch funktionieren kann und versuchen, mit kleinen Änderungen und Handarbeit einigermaßen die Produktivität sicher zu stellen. Gleichzeitig können Sie eine Aktualisierung Ihrer Softwarelandschaft anstoßen – die dauert aber vermutlich länger, als Sie in der aktuellen Situation warten möchten. Eine pauschale Anleitung gibt es nicht, hier müssen Sie sich ganz konkret und pragmatisch Gedanken machen – aber Möglichkeiten können Sie bestimmt finden.
So schwer es auch ist, einen positiven Aspekt an einer solchen Krankheit zu finden, freue ich mich darüber, dass mehr Unternehmen und Mitarbeiter durch den Druck zum Home Office das flexible Arbeiten ausprobieren. Mir hat es immer sehr geholfen, dass ich arbeiten kann, wo ich will. So kann ich Familie und Firma tatsächlich besser unter einen Hut bringen.
Wir helfen Ihnen sehr gerne dabei, entsprechende Konzepte auszuprobieren und bei sich einzuführen.
Foto von Jessica Arends auf Unsplash
