System Update verfügbar – Neustart erforderlich!
Jeder von uns war schon einmal in dieser Situation: der Computer oder das Smartphone kündigt ein automatisches Update an. Zuerst verschiebt man es noch Stunde um Stunde, dann Tag für Tag. Der Zeitpunkt kommt einem nie wirklich gelegen, aber irgendwann ist es unausweichlich. Nach einem erfolgreichen Update verschwindet zwar das lästige Erinnerungsfenster, jedoch scheint das Gerät mit der neuen Software anders, vielleicht sogar schlechter, zu laufen als mit der altvertrauten Vorgängerversion. Die gewohnte Bedienung muss neu erlernt werden und nützliche Funktionen lassen sich ganz woanders finden oder wurden durch eine andere Anwendung ersetzt. Jedoch gewöhnt man sich mit der Zeit auch an diese Neuerungen und Veränderungen, bis das nächste Update fällig wird. Es scheint ein nimmer endender Teufelskreis zu sein, der sich immer schneller dreht.
Und nun stellen Sie sich mal vor, dass Sie nicht die Firmware Ihres eigenen Gerätes aktualisieren, sondern eine neue Software in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, von der Produktion und dem Warenlager über den Vertrieb und Marketing bis in den letzten Winkel der Buchhaltung und der Personalverwaltung. Diese neuen Strukturen sollen Ihre Prozesse schlanker gestalten, Informationen miteinander verknüpfen und Zeit sparen, damit Sie schnellere und bessere Entscheidungen treffen können. Theoretisch ist das kein Problem! Allein die Vorstellung, was bei der Umsetzung, Integration und dem Betrieb aber alles schief gehen kann, lässt bei vielen in der Praxis Zweifel an dem potentiellen Nutzen dahinter aufkommen. Ich würde lügen, wenn ich Ihnen sage, dass all das Ausreden aus Bequemlichkeit von Aktualisierungs-Verweigerern sind. Leider spiegelt das die Realität in vielen Unternehmen unterschiedlicher Größen wider. Allerdings wäre es genauso falsch zu behaupten, dass diese Stolpersteine unumgänglich sind. Denn die Einführung einer neuen Software kann durchaus erfolgreich gestaltet werden und sich mehrfach auszahlen.
A wie Anforderungsmanagement
Eine erfolgreiche Implementierung eines neuen ERP Systems hängt von zahlreichen Faktoren ab. Die wichtigsten und weitreichendsten Weichen werden aber bereits im Vorfeld gestellt. Und genau hier fängt auch unser kleines ABC an. Beginnen wir also mit dem A, das für das Anforderungsmanagement steht. Die Erfassung und Analyse der aktuellen Abläufe dient der Feststellung, wie die aktuellen Prozesse aufgebaut und miteinander verknüpft sind und an welchen Punkten sie verbessert werden können. Denn auch wenn Software-Anbieter Ihnen ein umfangreiches Angebot von Standard-Features unterbreiten, muss Ihnen bewusst sein, welche Funktionen für Sie Priorität haben und welche Anwendungen nur nebensächlich sind. Je detaillierter und umfangreicher Sie das Anforderungsmanagement durchführen, desto besser können Sie daraufhin potentielle Anbieter auswählen. Und je sorgfältiger Sie diese Auswahl treffen, desto erfolgreicher wird das gesamte Projekt werden.
Die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter*Innen an ein neues System können sehr komplex, spezifisch und individuell sein. Darüber hinaus hängen viele Schritte von der Zuarbeit aus anderen Abteilungen direkt oder indirekt ab. Die Visualisierung aller administrativen Abläufe, wer in welche Abläufe involviert ist, wer wann welche Entscheidung treffen muss und wer danach davon betroffen ist, stellen eine wichtige Grundlage bei der Prozessoptimierung dar. Es ist daher wichtig jeden relevanten Vorgang in Ihrem Unternehmen darzustellen. Zuerst muss der aktuelle IST-Zustand aufgenommen werden, um die Interkationen verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren zu können. Daraus lassen sich die Soll-Prozesse ableiten, in denen die Verbesserungen zu einem Standardverfahren weiterentwickelt werden. Betten Sie diese abschließend in einem Ende-zu-Ende Prozess ein, der den gesamten Informations- und Bearbeitungsfluss abbildet. Denn ein ERP System ist am Ende nur so gut wie die Prozesse, die durch die Software digitalisiert werden. Auf diese Art und Weise wird deutlich, welche Schnittstellen gebraucht, wo Standardmodule ausreichen und wo individualisierte Lösungen notwendig sein werden.
B wie Benefits
Damit kommen wir auch schon zum B, das hier für die Benefits, also dem Nutzen, der Einführung eines neuen ERP Systems steht. Die Verknüpfung aller relevanten Daten von der Produktion und Warenwirtschaft mit dem Vertrieb und Marketing bis hin zu der Finanzbuchhaltung kann beispielsweise dazu führen, dass Sie schneller auf Anfragen von Kunden oder Entwicklungen am Markt reagieren können. So kann Ihnen das ERP-System die aktuelle Verfügbarkeit der zur Produktion notwendigen Ressourcen anzeigen, damit Sie, je nach Auftragslage und Auslastung, potentielle Engpässe frühzeitig erkennen und dementsprechend planen können. Priorisieren Sie einen bestimmten Auftrag oder gibt es alternative Ressourcen, die einbezogen werden können? Welche Arbeiten sind flexibel, können parallel ausgeführt oder müssen an einen externen Partner abgegeben werden? Egal in welcher Abteilung sich Ihre Mitarbeiter*Innen befinden, sie werden immer die aktuellen und korrekten Informationen zur Hand haben, um ihren Job bestmöglich ausüben zu können.
Unabhängig davon wie tief und breit die vertikale und horizontale Integration Ihres ERP-Systems reicht, steht und fällt der Nutzen aber mit der Qualität Ihrer Daten. Nur ein gut gepflegter zentraler Datensatz kann Ihnen die Informationen auf einen Blick liefern, damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Daher müssen Sie sicherstellen, dass ihre Daten auf Kohärenz geprüft werden, bevor sie diese in ein neues System migrieren. Denn wenn fehlerhafte Daten in ein ERP-System eingepflegt werden, kann und wird auch das Ergebnis am Ende fehlerhaft sein. Und auch danach steht die Datenpflege im Mittelpunkt. So nützlich Daten in einem ERP-System auch sind, so anfällig ist es, wenn diese nicht vollständig und aktuell sind. Diese Stärke ist also auch der Schwachpunkt eines jeden ERP-Systems. Denn letztendlich ist jede/r einzelne Mitarbeiter*In dafür verantwortlich, dass die eingegeben Informationen vollständig eingegeben und abgelegt werden. Womit wir auch schon bei Faktor Mensch sind.
C wie Change Management
Dass Digitalisierung keine Frage der Technik ist, sondern von der Umsetzung und Anwendung eines jeden Mitarbeiters abhängt, ist ein Mantra, das sich aufgrund seiner unwiderlegbaren Bedeutung immer zu wiederholen lohnt. Das C steht daher für Change Management. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Kommunikation. Warum wird überhaupt ein neues ERP-System eingeführt und was bedeutet das für jeden einzelnen Nutzer? Zwei Komponenten spielen hier eine besonders große Rolle. Einerseits muss das Vorhaben von der Unternehmensführung aktiv unterstützt und vorangetrieben werden. Schließlich handelt es sich nicht um ein reines Software-Update, sondern um die Einrichtung einer neuen System-Landschaft. Andererseits muss der Nutzen, nicht nur für das Unternehmen als Organisation, sondern auch für jeden Nutzer als Individuum, deutlich gemacht werden. Die wenigsten Mitarbeiter*Innen stellen sich gerne auf ein neues System ein, wenn das mit einem Mehraufwand aber ohne erkennbaren Nutzen verbunden ist. Diese Einschätzung muss allerdings nicht immer das Ergebnis einer objektiven Betrachtung sein, sondern ist oft auch ein rein subjektives Gefühl oder sogar ein grundloses Vorurteil. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Sorgen ernst nehmen und Mitarbeiter*Innen diese Ängste nehmen. Das kann sowohl durch Einzelgespräche als auch anhand von internen oder externen Schulungen geschehen, in denen grundlegende Kompetenzen aufgebaut und Berührungsängste abgebaut werden.
Schulungsbedarf besteht allerdings nicht nur bei denjenigen, die nicht ganz IT-affin sind, sondern auch bei denjenigen, die es ganz besonders sind. Jedes Unternehmen braucht interne Champions, die nicht nur den Takt angeben, sondern auch das Publikum animieren und mitziehen können. Diese internen Champions sind es, die auch mittel- und langfristig den Unterschied machen werden. Damit bilden Sie eine neue Generation von strategischen Entscheidungsträgern und Führungspersonal aus, die sowohl die betrieblichen Abläufe als auch die IT-Infrastruktur beherrschen. Denn in Zukunft wird die Rolle der IT in noch dramatischer Geschwindigkeit immer weiter zunehmen. Daher ist es unabdingbar, dass Sie in Ihren Betrieb über ausreichende IT-Kompetenz verfügen und diese kontinuierlich stärken und ausbauen, auf allen Ebenen.
D bis Z – und darüber hinaus
ERP-Systeme bieten Unternehmen natürlich noch viel mehr Vorteile – und Stolpersteine – je nach dem in welchen Bereichen und Umfang Sie sie einsetzen wollen. Da die Einführung eines ERP-Systems mit einem zeitlichen, organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden ist, sollten Sie sich nicht davor zurückschrecken auch auf externe Hilfe zurückzugreifen. Selbst große Organisationen vertrauen bei der Migration von Systemen oft und gerne auf Dienstleister, die diese Prozesse nicht nur strukturieren und das Projekt leiten, sondern dabei auch eigene Erfahrungen und neue Ideen in die Gestaltung Ihrer Prozesse mit einbringen.
Sie wollen die Vorteile eines neuen ERP-Systems nutzen, ohne sich dabei in den Fallstricken bei der Identifizierung der Anforderungen Ihrer Mitarbeiter*Innen, der Auswahl der am besten geeigneten Software, und der Implementierung und Inbetriebnahme des neuen Systems zu verheddern? Melden Sie sich einfach hier bei uns, wir belgeiten Sie gerne auf dem Weg zu Ihrem neuen ERP-System – von A wie Anfang bis Z wie Zukunft!
