New Work – Zufriedenere Mitarbeiter durch Flexibilität

Yannick Hoffmann
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Inhalt

Suchen Sie seit Monaten passende Mitarbeiter für bestimmte Stellen? Wurden Ihnen gerade wieder welche abgeworben? Und laufen Bewerbungsgespräche anders als früher? Dann ist New Work etwas, mit dem Sie sich beschäftigen sollten. 

„Mir ist es egal, wann und wo du arbeitest. Mir ist nur wichtig, dass die Arbeit gut erledigt wird.“ Für den Einen mag diese Aussage der Führungskraft eine Selbstverständlichkeit sein, für den Anderen ein Umbruch der bisherigen Arbeitsweise. Für das Konzept New Work fasst dieses Zitat die wichtigsten Kernelemente zusammen. Bei ECBM wird diese Aussage der Geschäftsführung Tag für Tag gelebt.     

New Work beschreibt einen „epochalen Umbruch, der mit der Sinnfrage beginnt und die Arbeitswelt von Grund auf umformt. Es gilt Abschied zu nehmen von der rationalen Leistungsgesellschaft. New Work stellt die Potenzialentfaltung eines jeden einzelnen Menschen in den Mittelpunkt. Denn Arbeit steht im Dienst des Menschen: Wir arbeiten nicht mehr, um zu leben, und wir leben nicht mehr, um zu arbeiten. In Zukunft geht es um die gelungene Symbiose von Leben und Arbeiten.“1 Klingt theoretisch, kommt aber in der Realität immer mehr an, vor allem bei den sogenannten Wissensarbeitern, die grundsätzlich in ihrer Arbeit nicht orts- und zeitgebunden sind. Im Kern geht es bei New Work um die Neugestaltung von drei Elementen des Arbeitens: das WO, das WANN und das WIE – und ein grundlegendes Überdenken des WARUM. Wo und Wann sind nicht in allen Berufsgruppen flexibel anwendbar. Damit z.B. ein Krankenhaus funktioniert, müssen einfach die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. 

Das WO 

Alle Mitarbeiter, deren Tätigkeit es erlaubt, können kurzfristig und flexibel entscheiden, ob sie von zu Hause arbeiten, ins Büro fahren oder aus dem Lieblingscafé an Terminen teilnehmen. Wichtig ist dabei die Fähigkeit, ortsunabhängig fokussiert arbeiten zu können. Das mag oder kann nicht jeder. Einige Kollegen arbeiten gerne aus dem Home-Office. Das wiederum ist bei manchen Kollegen mit kleinen Kindern und kleinen Wohnungen gar nicht so einfach oder gar unmöglich. Genau da zeigt sich der Vorteil: jeder Kollege kann für sich selbst entscheiden, wo er arbeiten möchte. Voraussetzung dafür ist eine geeignete technische Ausstattung durch die Arbeitgeber, wie Laptop, Smartphone und Kopfhörer, die Möglichkeit, digital zusammenzuarbeiten und von überall auf Arbeitsinhalte zugreifen zu können. Dies gelingt durch eine Cloud-basierte Dokumentenablage, Video-Conferencing-, Chat-Tools, und virtuelle Whiteboards. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit ist die Nutzung dieser meist intuitiven Tools im Team ausgerollt und eine Grundvoraussetzung zur Einführung von New Work.  

Corona hat viel dazu beigetragen, dass sich immer mehr Menschen an die virtuelle Zusammenarbeit gewöhnt haben, so dass sich persönliche Termine mit Anreise reduzieren und daher die örtliche Flexibilität steigt. Trotzdem gibt es auch hier Grenzen. Bei einigen Tätigkeiten müssen Mitarbeiter spontan im Büro erscheinen oder jederzeit bereit sein für einen kurzfristigen Kundenbesuch. Jedes Unternehmen muss für und mit seinen Mitarbeitern die Leitplanken festlegen, damit die Vorteile von New Work genutzt werden können, ohne dass Kunden- und Kollegenbeziehungen oder die Arbeitsergebnisse darunter leiden.  

Das WANN  

Arbeitsstart pünktlich um 8 Uhr, Mittagspause genau 30 Minuten, Feierabend um 16:30 Uhr – viele kennen das nicht anders und mögen diese Regelmäßigkeit. Ich denke jedoch, dass kaum ein Kollege bei ECBM so einen Arbeitstag hat. Das bedeutet aber nicht, dass unsere Mitarbeiter keine Alltagsstruktur haben und alle unkontrolliert machen, was sie wollen. Bei New Work werden lediglich die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt. 

Manch einer steht früh auf, der Andere später. Die bekannte Unterteilung in Lärchen und Eulen je nachdem, ob jemand lieber früh oder spät arbeitet, findet bereits seit Einführung der Gleitzeit in gewissem Umfang Berücksichtigung. In den „Kernarbeitszeiten“ zwischen 10 und 16 Uhr bleibt genug Zeit für gemeinsame Termine und die Klärung von Fragen. Natürlich gibt es Kollegen und Teams, die gern schon um 7 Uhr anfangen, um dann früher in den Feierabend zu gehen. Vor allem mit kleinen Kindern oder zeitintensiven Hobbies ist das sehr praktisch. Für andere ist ein Arbeitsstart um 9 Uhr schon zu früh. Sie arbeiten lieber bis abends, weil sie ihr Produktivitätshoch in den Abendstunden oder am Vormittag haben. Bei uns kommt es auch vor, dass Kollegen früh starten und eine ausgedehntere Mittagspause machen, wenn sie spät abends noch Termine haben. Das ist alles kein Problem, wenn sie ihre Arbeit erledigen. 

Das WIE  

Für diese neue Arbeitsweise braucht es aber ein paar wichtige Voraussetzungen, WIE miteinander gearbeitet wird. Essentiell sind dabei drei Faktoren: Vertrauen, Selbstdisziplin und Eigenverantwortung.  

Hat die Führungskraft kein oder nicht ausreichendes Vertrauen in die Mitarbeiter und das Konzept, ist diese Arbeitsweise schlichtweg nicht umsetzbar. Ohne Vertrauen in die Selbstorganisation und Verlässlichkeit der Mitarbeiter braucht die Führungskraft ein gewisses Maß an Kontrolle, was die Mitarbeiter tun. Diese Kontroll- oder Überblicksmöglichkeiten fallen mit Home und Flex Office fast komplett weg. Der Versuch, Kollegen oder Mitarbeiter im Home-Office zu kontrollieren, würde nur mit einem immensen Zeitaufwand gelingen. Nur mit entgegen gebrachtem Vertrauen können die Mitarbeiter selbst entscheiden, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen und die Vorteile des Konzeptes wirklich nutzen. Hilfreich ist es hier, wenn Mitarbeitersteuerung sowieso bereits nach Ergebnissen und nicht nach Aufgaben erfolgt, denn Ergebnisse und ihre Qualität können auch aus der Ferne beurteilt und besprochen werden. 

Die neu gewonnenen Freiheiten in der Wahl des Arbeitsortes und -zeitraums gehen aber immer mit einer wichtigen Eigenschaft einher, damit das Konzept langfristig funktioniert: Selbstdisziplin. Im Home-Office muss jeder Mitarbeiter diszipliniert sein, um sich nicht von privaten und persönlichen Themen ablenken zu lassen. Im Büro liegt der Fokus größtenteils auf dem Arbeiten. Man ist ausschließlich mit Kollegen zusammen, die ebenfalls arbeiten. Die Ausstattung bietet alles für einen konzentrierten Arbeitstag. Zu Hause hingegen lauern viele Ablenkungen: das Essen, was doch schnell schon mal für die Kinder vorbereitet werden kann oder schlichtweg Personen, die im selben Haushalt leben. Partner, Kinder, WG-Mitbewohner – man läuft sich in der eigenen Wohnung nun mal über den Weg und unterhält sich – häufiger als im Büro – über nicht-berufliche Themen. Abgetrennte Arbeitsräume helfen hier in der Regel, aber auch nicht immer. Der Schlüssel ist dann die eigene Selbstdisziplin, die einen wieder an den Arbeitsplatz bringt, um konzentriert weiter zu arbeiten. Genauso benötigt man diese Selbstdisziplin, um irgendwann mit dem Arbeiten aufzuhören und Feierabend zu machen. Der Weg aus dem Büro nach Hause ist oft ein natürlicher Abschluss eines Arbeitstages, auf dem man den Tag nochmal Revue passieren lässt, mental ein paar Dinge abschließt und bewusst in die Freizeit übergeht. Das fehlt im Home Office, vor allem wenn Arbeits- und Lebensraum nicht voneinander getrennt sind. Es ist sehr leicht, nach dem Abendessen nochmal schnell auf die Emails zu gucken – und auch davon muss man sich manchmal bewusst selbst abhalten. 

Aber Vertrauen und Selbstdisziplin allein reichen nicht, um New Work erfolgreich zu leben. Entscheidend ist auch die Fähigkeit des eigenverantwortlichen Arbeitens. Welche Aufgaben kann ich zu Hause erledigen, für welche muss ich ins Büro fahren? Muss ich über Thema X lieber persönlich vor Ort mit einer Kollegin sprechen? Die digitalen Lösungen und Arbeitsmöglichkeiten stoßen immer noch bei einigen Themen an ihre Grenzen. Manchmal ist ein vor-Ort Brainstorming mit dem Kollegen eben der effektivste Weg. Manchmal reicht das digitale Whiteboard nicht aus und es hilft nur ein großes, weißes Whiteboard, an dem man seinen Gedanken freien Lauf lassen, Sachen wegwischen und neu strukturieren kann. Und manchmal braucht man einfach Hardware oder Ausstattung, die es nur im Büro gibt. Mitarbeiterinnen müssen verstehen und annehmen, dass sie für die Entscheidung, ob sie mal ins Büro müssen, oder vielleicht einen persönlichen Termin beim Kunden machen, selbst verantwortlich sind. Führungskräfte müssen diese Verantwortung teilweise abgeben. 

Das WARUM 

Wo, Wann und Wie beschreiben die Gestaltung der Umgebung und des Arbeitsklimas. Die zunehmende Flexibilität in den Bereichen ist aus unserer Beobachtung heraus eine Evolution, durch Corona beschleunigt. Der “epochale Umbruch” kommt jedoch daher, dass viele Menschen nicht mehr (nur) arbeiten, um Geld zu verdienen, sondern um Sinn zu stiften, Sinn für sich selbst und für andere. Diese Sinnstiftung, das Gefühl etwas zu verändern und zu verbessern, die Welt ein Stückchen besser zu machen, ist ein Motivationsfaktor, der jetzt deutlich im Vordergrund steht. Arbeit muss diese Motivation liefern. Auf der anderen Seite macht es unheimlich viel Spaß, mit durch Sinn motivierten Kolleginnen zu arbeiten. Sie verbreiten Energie und liefern großartige Qualität, bringen sich proaktiv ein und gestalten mit.  

Weitere Erfolgsfaktoren 

Abschließend sind noch weitere Voraussetzungen zu nennen, die für eine reibungsfreie, effiziente Arbeitsweise nach dem Konzept New Work unerlässlich sind:  

Kommunikation und Tools

Dieser Punkt beschreibt die kanalübergreifende Kommunikation, je nach Präferenz, Zweck und Projekt. Hier eignen sich neben der klassischen Mail- und Telefonkommunikation Tools wie Microsoft Teams oder Slack zum Chatten und schnellen Austauschen. Wichtig ist dabei, den Überblick zu behalten. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern hier eine gute Ausstattung im Hard- und Softwarebereich zukommen lassen, mit entsprechenden Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen und Schulungen.  

Erreichbarkeit

Die oben genannten Tools bieten durch Desktop- und App-Anwendungen die Möglichkeit, jederzeit und überall erreichbar zu sein. Für eine gute Work-Life-Balance ist es aber wichtig, dass die Mitarbeiter im Feierabend auch mal nicht erreichbar sind und das Arbeitshandy beiseitelegen. 

Informationsfluss

Besonders bei der virtuellen Zusammenarbeit werden Informationen nur direkt weitergetragen. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter regelmäßig aktiv über Neuigkeiten informiert werden, und Möglichkeiten zum informellen virtuellen Austausch zu schaffen.  

Transparenz und Offenheit

Wie im physischen Miteinander stoßen auch im Home-Office die Kollegen auf Probleme und Herausforderungen. Eine transparente und offene Kommunikation ist dabei unerlässlich, damit diese Probleme gemeinsam gelöst werden. “Entschuldigung, mein Kind hat gerade eine Frage zum Homeschooling” ist inzwischen völlig legitim mitten in einer Telefonkonferenz.     

Flexibilität und Rücksichtnahme

Wenn die Mitarbeiter morgens entscheiden, doch von zu Hause zu arbeiten und den Termin in eine Online-Besprechung ändern, oder aufgrund wichtiger privater Termine verschieben, müssen die anderen Teilnehmer flexibel reagieren. Gleichzeitig müssen alle aufeinander Rücksicht nehmen, damit nicht das totale Chaos entsteht. Manche Persönlichkeiten können sehr gut mit ständigen Änderungen umgehen, andere mögen das gar nicht und planen lieber länger im Voraus.  

Mit der Bereitschaft des Teams, unabhängig von Ort, Raum und Zeit zusammenzuarbeiten, und unter Voraussetzung der genannten Faktoren, wird der Weg frei gemacht, die wahren Vorteile und Chancen des New Work zu erkennen und zu nutzen. Wir bei ECBM erleben diese Vorteile jeden Tag und sind froh, wenn wir Kunden in der Zusammenarbeit mit dieser Begeisterung anstecken können. Mehr Artikel rund um das Thema “Digitaler Arbeitsplatz” finden Sie auf unserer Webseite: Link.  

Wenn auch Sie interessiert sind, Ihr Unternehmen fit für die neue Arbeitswelt zu machen und die Vorteile zu nutzen, schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an. Unverbindlich können wir darüber sprechen, wie auch Sie mit Hilfe digitaler Tools und Software das Beste für ihr Unternehmen rausholen.  

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